E-Rechnungspflicht 2025: Was Freelancer jetzt wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im deutschen B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Das klingt nach bürokratischem Aufwand, ist aber in der Praxis gar nicht so kompliziert, wenn man weiß, was zu tun ist.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail. Das ist der häufigste Irrtum. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument, das von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden kann. In Deutschland sind zwei Formate zugelassen:
- XRechnung: Reines XML-Format. Wird vor allem für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber verwendet.
- ZUGFeRD: Hybridformat aus lesbarem PDF und eingebettetem XML. Für die meisten Freelancer die bessere Wahl.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht betrifft alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im deutschen B2B-Bereich, also Geschäfte zwischen zwei Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ausgenommen.
Konkret bedeutet das: Wenn du als Freelancer oder Selbstständiger Rechnungen an andere Unternehmen stellst, bist du betroffen. Und zwar unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist oder nicht.
Die gestaffelte Einführung
Der Gesetzgeber hat die Pflicht in drei Stufen eingeführt:
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können |
| 01.01.2027 | Ausstellen von E-Rechnungen verpflichtend (Umsatz über 800.000 €/Jahr) |
| 01.01.2028 | Ausstellen von E-Rechnungen verpflichtend (alle Unternehmen) |
Quelle: Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108), § 14 UStG n.F.
Was ist jetzt zu tun?
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Das bedeutet: Du brauchst eine E-Mail-Adresse, an die E-Rechnungen geschickt werden können, und du musst die darin enthaltenen XML-Daten lesen oder verarbeiten können.
Viele Freelancer lösen das so: Sie legen eine dedizierte E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen an (z.B. rechnungen@deindomain.de) und teilen diese ihren Lieferanten mit.
Wer jetzt schon E-Rechnungen ausstellen möchte, macht sich beim Kunden beliebt, weil das dessen Buchhaltung vereinfacht. Ab 2027 bzw. 2028 ist es ohnehin Pflicht.
Und Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du von der Empfangspflicht nicht ausgenommen. Du musst also ebenfalls E-Rechnungen empfangen können. Ob du selbst E-Rechnungen ausstellen musst, hängt von deinen Kunden ab.
Wichtig: Auch als Kleinunternehmer darfst du E-Rechnungen ausstellen. Der gesetzliche Hinweis zur Kleinunternehmerregelung ("Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.") muss dann in der Rechnung stehen.
Pflichtangaben bleiben gleich
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG ändern sich durch die E-Rechnungspflicht nicht. Du brauchst weiterhin:
- Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Zeitpunkt der Leistungserbringung
- Beschreibung der erbrachten Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
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