XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format brauchst du?
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, funktionieren aber unterschiedlich. Hier ist die kurze Version: Für die meisten Freelancer ist ZUGFeRD die bessere Wahl. Wann du XRechnung brauchst, erklären wir unten.
XRechnung: reines XML
XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format. Das heißt: Die Datei enthält keine visuell aufbereitete Rechnung. Ein normaler PDF-Viewer kann damit nichts anfangen. Man braucht spezielle Software oder einen Online-Viewer, um den Inhalt zu lesen.
XRechnung wurde vom IT-Planungsrat des Bundes entwickelt und ist das Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden. Seit 2020 sind alle Bundesbehörden verpflichtet, XRechnungen anzunehmen. Viele Landes- und Kommunalbehörden haben nachgezogen.
Das Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG in strukturierter Form.
ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat. Es kombiniert ein normales, lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Dokument in einer einzigen Datei.
Dein Kunde öffnet die Datei wie eine normale PDF-Rechnung. Gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware das eingebettete XML automatisch einlesen und verarbeiten. Das spart Zeit auf beiden Seiten.
Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3 ist vollständig EN 16931-konform und erfüllt alle deutschen Anforderungen an eine E-Rechnung.
Direkter Vergleich
ZUGFeRD 2.3
- Für Menschen lesbar (PDF)
- Für Maschinen lesbar (XML)
- Eine Datei, zwei Zwecke
- Ideal für B2B unter Unternehmen
- Dein Kunde kann es drucken
- Weniger technische Hürden
XRechnung
- Pflicht für Behördenrechnungen
- Maschinenlesbar (XML)
- Nicht direkt lesbar ohne Software
- Leitweg-ID des Empfängers nötig
- Für öffentliche Auftraggeber
- Striktere Validierungsregeln
Unsere Empfehlung
Für Freelancer mit normalen Firmenkunden:
Nimm ZUGFeRD. Dein Kunde bekommt eine lesbare PDF-Rechnung und kann sie trotzdem automatisch verarbeiten. Weniger Rückfragen, mehr Komfort für alle.
Wenn du für Behörden arbeitest:
Du brauchst XRechnung. Dein Auftraggeber gibt dir eine Leitweg-ID (z.B. 991-12345678-06), die du in der Rechnung einträgst. Flinvo hat ein eigenes Feld dafür.
Was ist mit normalen PDFs?
Ein normales PDF per E-Mail gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Für B2B-Rechnungen musst du entweder XRechnung oder ZUGFeRD verwenden. Für Übergangsregelungen bis Ende 2026 hat der Gesetzgeber noch eine Ausnahme erlaubt, aber wer jetzt umstellt, hat keinen Stress später.
Technische Details (kurz)
Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und dem CII-Standard (Cross Industry Invoice). XRechnung hat in Deutschland zusätzlich eigene Erweiterungsregeln (XRechnung 3.0). ZUGFeRD 2.3 ist kompatibel mit dem europäischen Factur-X-Standard.
Flinvo generiert beide Formate vollständig valide. Die XRechnung enthält alle Pflichtfelder nach XRechnung 3.0, die ZUGFeRD-Datei ist EN 16931-konform und enthält das XML als Anhang gemäß PDF/A-3.
In Flinvo wählst du beim Erstellen einer Rechnung einfach das Format aus. PDF, ZUGFeRD oder XRechnung, alles in einer Anwendung, 9 €/Monat.