XRechnung erstellen: einfach & korrekt
XRechnung ist das offizielle E-Rechnungsformat für Behörden und öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Flinvo generiert valide XRechnung 3.0 XML-Dateien nach EN 16931 — mit automatischer Validierung aller Pflichtfelder.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format, das vom IT-Planungsrat des Bundes als Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber definiert wurde. Es basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und der UN/CECE Recommendation 20.
Wer Rechnungen an Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen oder sonstige öffentliche Auftraggeber stellt, muss XRechnung verwenden. Das gilt seit 2020 für Bundesbehörden, seit 2022 für die meisten Landesbehörden.
Im Gegensatz zu ZUGFeRD enthält XRechnung kein visuelles PDF. Die Datei ist rein maschinenlesbar. Zum Lesen braucht man spezielle Software oder einen Online-Viewer. Für das Finanzamt und Behörden ist das kein Problem — die verarbeiten es automatisch.
XRechnung Pflichtfelder
Flinvo prüft automatisch alle Pflichtfelder. Diese müssen in jeder XRechnung enthalten sein:
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID (BT-10) ist eine eindeutige Kennung des Rechnungsempfängers bei öffentlichen Auftraggebern. Sie wird dir vom Auftraggeber mitgeteilt und sieht zum Beispiel so aus: 991-12345678-06. Flinvo hat ein eigenes Feld dafür. Ohne korrekte Leitweg-ID wird die Rechnung von der Behörde abgelehnt.
XRechnung vs. ZUGFeRD
Wann nimmst du welches Format?
XRechnung wählen wenn:
- Dein Auftraggeber eine Behörde ist
- Du eine Leitweg-ID erhalten hast
- Der Auftraggeber XRechnung explizit fordert
- Öffentlicher Sektor: Bund, Land, Kommunen
ZUGFeRD wählen wenn:
- Dein Kunde ein normales Unternehmen ist
- Du eine lesbare Rechnung (PDF) brauchst
- Keine Leitweg-ID vorhanden
- Freelancer mit privaten Firmenkunden
Mehr dazu: XRechnung vs. ZUGFeRD — welches Format passt zu dir?
So einfach mit Flinvo
- 1Kundendaten eingeben (Behördenname, Anschrift, Leitweg-ID)
- 2Leistungspositionen erfassen (Beschreibung, Menge, Preis, Steuersatz)
- 3XRechnung XML herunterladen — valide, vollständig, sofort einsatzbereit
Flinvo validiert alle Pflichtfelder vor dem Export. Du kannst keine ungültige XRechnung generieren. Steuernummer oder USt-IdNr., Leitweg-ID, Leistungsdatum — alles wird geprüft.
Häufige Fragen zur XRechnung
Was ist eine XRechnung?
XRechnung ist ein maschinenlesbares XML-Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Es basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist das Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden und die meisten öffentlichen Auftraggeber.
Wann brauche ich XRechnung statt ZUGFeRD?
XRechnung ist Pflicht, wenn dein Auftraggeber eine Behörde, Bundesbehörde, Landesbehörde, Kommune oder sonstiger öffentlicher Auftraggeber ist. Erkennbar daran, dass dir eine Leitweg-ID mitgeteilt wird. Für normale Firmenkunden reicht ZUGFeRD.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID (BT-10, auch Buyer Reference) ist eine eindeutige Kennung des Rechnungsempfängers bei öffentlichen Auftraggebern. Sie wird dir vom Auftraggeber mitgeteilt und sieht zum Beispiel so aus: 991-12345678-06. Ohne Leitweg-ID kann die Behörde die Rechnung nicht zuordnen. Flinvo hat ein eigenes Eingabefeld dafür.
Welche XRechnung-Version erstellt Flinvo?
Flinvo erstellt XRechnung 3.0 (XRechnung 2024), die aktuelle Version des Standards. Alle Pflichtfelder nach UN/CECE Recommendation 20 und EN 16931 werden automatisch befüllt und validiert.
Kann ich XRechnung als Kleinunternehmer erstellen?
Ja. Flinvo unterstützt den Kleinunternehmer-Modus nach § 19 UStG auch für XRechnung. Der gesetzlich vorgeschriebene Hinweistext wird automatisch eingefügt, der Steuersatz auf 0% gesetzt.
Wie versende ich eine XRechnung an eine Behörde?
Die Übermittlung erfolgt je nach Behörde unterschiedlich: über das Rechnungsportal des Bundes (ZRE), das OZG-konforme Landesportal oder per E-Mail an eine spezielle Rechnungs-Adresse. Die Behörde teilt dir den Übermittlungsweg mit. Flinvo generiert die fertige XML-Datei zum Herunterladen.
Rechnung fertig. Schick sie ab.
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Wir speichern deine Daten auf Servern in Deutschland.