Kleinunternehmer Rechnung: So erstellst du sie richtig 2025
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten für deine Rechnungen besondere Regeln. Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen, musst aber einen Pflichttext eintragen. Und seit 2025 gibt es auch für Kleinunternehmer neue Anforderungen durch die E-Rechnungspflicht.
Wer ist Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € (netto) lag und im aktuellen Jahr voraussichtlich nicht über 100.000 € steigt. Diese Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025 (vorher: 22.000 € und 50.000 €).
Als Kleinunternehmer bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Das heißt: Du stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung und führst sie nicht ans Finanzamt ab. Dafür kannst du auch keine Vorsteuer ziehen.
Der Pflichttext auf jeder Rechnung
Jede Rechnung eines Kleinunternehmers muss folgenden Hinweis enthalten:
"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Dieser Text ist gesetzlich vorgeschrieben. Er muss auf der Rechnung stehen, damit dein Kunde und das Finanzamt verstehen, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Wichtig: Du darfst auf der Rechnung keinen Steuerbetrag ausweisen und keinen Steuersatz angeben. Wenn du versehentlich 19% USt. auf einer Kleinunternehmer-Rechnung ausweist, schuldest du dem Finanzamt diesen Betrag — obwohl du ihn vielleicht nicht einmal erhalten hast.
Alle Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung
Diese Angaben muss jede Rechnung nach § 14 UStG enthalten — auch als Kleinunternehmer:
| Pflichtangabe | Hinweis |
|---|---|
| Vollständiger Name + Anschrift (Aussteller) | Dein Name und Adresse |
| Vollständiger Name + Anschrift (Empfänger) | Name und Adresse deines Kunden |
| Steuernummer | Deine persönliche Steuernummer vom Finanzamt |
| Rechnungsnummer | Fortlaufend, eindeutig, nicht wiederholend |
| Ausstellungsdatum | Datum der Rechnungsstellung |
| Leistungsdatum/-zeitraum | Wann wurde die Leistung erbracht? |
| Beschreibung der Leistung | Was hast du gemacht? |
| Nettobetrag (= Bruttobetrag) | Ohne Umsatzsteuer |
| § 19 UStG Hinweis | Pflichttext, s.o. |
Bei Rechnungen bis 250 € (Kleinbetragsrechnung) gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV.
Was ist mit der USt-IdNr.?
Als Kleinunternehmer hast du in der Regel keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), weil du nicht umsatzsteuerpflichtig bist. Du verwendest stattdessen deine normale Steuernummer vom Finanzamt.
Wenn du aber grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig bist (z.B. Kunden in Österreich), kann eine USt-IdNr. trotzdem sinnvoll sein. Das Finanzamt stellt sie auf Antrag aus, auch für Kleinunternehmer.
E-Rechnungspflicht und Kleinunternehmer
Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer, wenn du B2B-Rechnungen stellst (also an andere Unternehmen). Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 bzw. 2028 gilt auch die Ausstellungspflicht.
Flinvo unterstützt den Kleinunternehmer-Modus vollständig in allen drei Formaten: PDF, ZUGFeRD und XRechnung. Der § 19 UStG Pflichttext wird automatisch eingefügt. Du musst nichts manuell konfigurieren.
Muster: So sieht eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aus
Max Mustermann
Kreuzbergstraße 12, 10965 Berlin
Steuernummer: 27/123/45678
RECHNUNG Nr. RE-2026-0001
Datum: 11.04.2026 · Leistungszeitraum: März 2026
Webdesign-Projekt "Startseite" .......... 950,00 €
Gesamtbetrag: 950,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Flinvo hat einen eigenen Kleinunternehmer-Modus. Einmal aktivieren in den Einstellungen, fertig. Der Pflichttext wird auf jeder Rechnung automatisch eingefügt, Steuerbeträge werden ausgeblendet. Für PDF, ZUGFeRD und XRechnung.