Pflichtangaben auf der Rechnung 2025: Die komplette Checkliste
Fehlt eine Pflichtangabe auf einer Rechnung, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen — und du bekommst Ärger mit dem Finanzamt. Hier sind alle Pflichtangaben nach § 14 UStG auf einen Blick, mit Erklärung wann was gilt.
Die 10 Pflichtangaben nach § 14 UStG
Diese Angaben muss jede Rechnung zwischen Unternehmen (B2B) enthalten, wenn der Rechnungsbetrag über 250 € liegt:
Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
Dein vollständiger Name (oder Firmenname) und deine vollständige Geschäftsadresse. Bei Freiberuflern reicht die Privatadresse, wenn das die Geschäftsadresse ist.
Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
Name und vollständige Adresse deines Kunden. Bei Firmenkunden der offizielle Firmenname inkl. Rechtsform (GmbH, AG, UG…).
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
Entweder deine persönliche Steuernummer (vom Finanzamt) ODER deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Eine davon reicht. Beide anzugeben ist auch erlaubt.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine eindeutige Nummer, die sich nicht wiederholt. Sie muss nicht rein numerisch sein — RE-2026-0001 ist genauso gültig wie 2026/001. Wichtig: Die Nummern müssen lückenlos und fortlaufend sein.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum.
Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
Wann hast du die Leistung erbracht? Das kann ein konkretes Datum sein ('15.03.2026') oder ein Zeitraum ('März 2026'). Wenn Leistungsdatum = Ausstellungsdatum, reicht ein Hinweis wie 'Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum'.
Art und Menge der Leistung
Eine klare Beschreibung, was du gemacht hast. 'Beratung' reicht nicht — besser: 'Webdesign-Beratung für Projekt Startseiten-Relaunch, 5 Stunden'. Menge und Einheit angeben.
Nettobetrag pro Position
Der Betrag ohne Umsatzsteuer pro Leistungsposition. Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG ist Netto = Brutto.
Steuersatz und Steuerbetrag
Der angewendete Steuersatz (0%, 7% oder 19%) und der daraus resultierende Steuerbetrag in Euro. Kleinunternehmer weisen keinen Steuerbetrag aus, müssen aber den § 19 UStG Hinweis eintragen.
Zu zahlender Gesamtbetrag (Brutto)
Der Endbetrag, den dein Kunde zahlen soll. Bei mehreren Steuersätzen muss jeder separat aufgeführt werden.
Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)
Für Rechnungen bis 250 € (Brutto) gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Es reichen:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Art und Menge der Leistung
- Steuersatz und Bruttobetrag
Der Empfänger, die Rechnungsnummer und die Steuernummer können bei Kleinbetragsrechnungen entfallen.
Häufige Fehler und was passiert dann
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Steuernummer fehlt | Vorsteuerabzug beim Kunden nicht möglich |
| Leistungsdatum fehlt | Rechnung formell ungültig |
| Ungenaue Leistungsbeschreibung | Finanzamt kann Vorsteuer ablehnen |
| Doppelte Rechnungsnummer | GoBD-Verstoß, Bußgeld möglich |
| USt. bei Kleinunternehmer | Steuerschuld entsteht trotzdem |
| Fehlender § 19 UStG Hinweis | Formfehler, Rechnung angreifbar |
Automatische Prüfung mit Flinvo
Flinvo prüft vor dem Export alle Pflichtfelder nach § 14 UStG automatisch. Wenn eine Angabe fehlt, kannst du die Rechnung nicht als E-Rechnung exportieren. Das verhindert formell ungültige Rechnungen von vornherein.
Steuernummer, Leistungsdatum, Rechnungsnummer, Steuerbetrag — alles wird validiert. Für XRechnung kommen zusätzlich die EN 16931-Anforderungen dazu.
Alle Pflichtfelder in einem Tool. Flinvo prüft automatisch, bevor du die Rechnung exportierst. PDF, XRechnung oder ZUGFeRD, 9 €/Monat.