Rechnungsnummer vergeben: Regeln, Formate & Beispiele
Die Rechnungsnummer ist Pflichtangabe nach § 14 UStG. Aber es gibt erstaunlich viel Spielraum, wie du sie vergibst. Hier sind die Regeln, was erlaubt ist, was nicht, und wie du ein GoBD-konformes System aufbaust.
Was schreibt das Gesetz vor?
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG fordert: Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein. Das war es. Mehr steht da nicht.
Was "fortlaufend" konkret bedeutet, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) klargestellt: Es müssen keine rein numerischen Nummern sein. Buchstaben, Bindestriche und Schrägstriche sind erlaubt. Das Nummernsystem muss nur nachvollziehbar und lückenlos sein.
Erlaubte Rechnungsnummer-Formate
Alle folgenden Formate sind gesetzlich zulässig:
| Format | Beispiel | Empfehlung |
|---|---|---|
| Rein numerisch | 1, 2, 3… | Simpel, aber kein Jahresbezug |
| Jahr + Zähler | 2026-001 | Klar, gängig |
| Präfix + Jahr + Zähler | RE-2026-0001 | Sehr gebräuchlich |
| Mit Monat | 2026-04-001 | Für Monatssysteme |
| Mit Kürzel | MAX-2026-001 | Individuell, gut lesbar |
| Mit Kundenkürzel | RE-FIRMA-2026-01 | Komplexer, aber möglich |
Flinvo generiert automatisch das Format RE-2026-0001. Du kannst das Präfix in den Einstellungen anpassen.
Was ist NICHT erlaubt?
Lücken in der Nummernserie
Wenn nach RE-2026-0003 die nächste Rechnung RE-2026-0007 ist, muss das begründet werden. Fehlende Nummern wecken Misstrauen beim Finanzamt.
Gleiche Nummer zweimal vergeben
Jede Rechnungsnummer darf nur einmal existieren — quer durch alle Jahre. RE-2025-0001 und RE-2026-0001 sind OK, weil das Präfix sich unterscheidet.
Nachträgliche Änderungen
Eine einmal vergebene Rechnungsnummer darf nicht geändert werden. Das gilt auch für das gesamte Dokument (GoBD). Fehler werden durch eine Storno-Rechnung korrigiert.
Zufällige oder unsystematische Nummern
Vollständig zufällige Nummern ohne erkennbares System können beim Finanzamt für Rückfragen sorgen, auch wenn sie technisch eindeutig sind.
Jahreszähler zurücksetzen: Ja oder nein?
Du darfst den Zähler zum Jahresanfang zurücksetzen — also von RE-2025-0047 zu RE-2026-0001. Das ist gängige Praxis und vom BMF bestätigt. Du kannst aber auch durchgehend zählen, ohne Jahreswechsel.
Wichtig: Wenn du das Präfix mit dem Jahr verschiebst (RE-2026-0001), ist sofort klar, dass es sich um 2026 handelt. Nummern aus verschiedenen Jahren sind dadurch automatisch eindeutig.
Mehrere Nummernkreise: Zulässig?
Ja. Das BMF erlaubt mehrere Nummernkreise — zum Beispiel einen für Deutschland und einen für EU-Auslandskunden, oder einen für verschiedene Abteilungen. Jeder Kreis muss für sich fortlaufend und eindeutig sein.
Als Freelancer ist ein einziger Nummernkreis die einfachste und empfehlenswerteste Lösung. Weniger Komplexität, weniger Fehlerquellen.
GoBD und die Rechnungsnummer
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung in der digitalen Welt) verlangen, dass Rechnungen unveränderlich archiviert werden. Das bedeutet:
- Einmal erstellte Rechnungen dürfen nicht nachträglich geändert werden
- Fehlerhafte Rechnungen werden durch eine Storno-Rechnung und eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Nummer ersetzt
- Die Storno-Rechnung behält die ursprüngliche Nummer mit einem Storno-Vermerk
- Digitale Rechnungen müssen revisionssicher gespeichert werden
Flinvo speichert alle Rechnungen GoBD-konform. Löschen ist nicht möglich, nur Stornierung.
Flinvo vergibt Rechnungsnummern automatisch — fortlaufend, eindeutig, GoBD-konform. Du kannst das Format und Präfix in den Einstellungen anpassen. 9 €/Monat, alles inklusive.