E-Rechnungspflicht 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im deutschen B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Was das für dich als Freelancer bedeutet, welche Fristen gelten und was du jetzt konkret tun musst.
Die Fristen im Überblick
Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt. Die erste Stufe gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen.
| Ab | Pflicht | Betrifft |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können | Alle inländischen Unternehmen |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen ausstellen | Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen ausstellen | Alle inländischen Unternehmen im B2B |
Als Freelancer bist du sehr wahrscheinlich unter der 800.000-€-Grenze. Die Ausstellungspflicht gilt für dich damit erst ab dem 1. Januar 2028. Aber: Viele Auftraggeber fragen schon heute nach E-Rechnungen.
Was ist eine E-Rechnung genau?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird. Sie ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument nach der europäischen Norm EN 16931. Das Finanzamt und Buchhaltungssoftware können die Daten automatisch auslesen und verarbeiten.
In Deutschland sind zwei Formate anerkannt:
ZUGFeRD (empfohlen für Freelancer)
PDF mit eingebettetem XML. Dein Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Software liest die XML-Daten automatisch. Keine Leitweg-ID nötig. Für alle privaten B2B-Kunden.
XRechnung
Reines XML-Dokument, das für Menschen ohne Software nicht direkt lesbar ist. Pflicht für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber. Braucht eine Leitweg-ID.
Was du jetzt konkret tun musst
- 1
E-Rechnungen empfangen können
JetztSeit Januar 2025 Pflicht. Prüfe, ob deine E-Mail-Software oder dein Steuerberater ZUGFeRD-Dateien öffnen kann. Die meisten modernen Buchhaltungstools unterstützen das bereits.
- 2
E-Rechnungen ausstellen — für Auftraggeber die es verlangen
EmpfohlenFormal gilt die Ausstellungspflicht für dich erst 2028. Aber viele Unternehmen verlangen schon heute E-Rechnungen. Mit Flinvo kannst du sofort loslegen.
- 3
Archivierung sicherstellen
PflichtE-Rechnungen müssen 10 Jahre GoBD-konform archiviert werden. Flinvo archiviert alle Rechnungen automatisch und unveränderbar.
Was Flinvo für dich übernimmt
Häufige Fragen
Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig davon, ob du Umsatzsteuer ausweist oder nicht. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können und werden in den Folgejahren auch zur Ausstellung verpflichtet.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle, obwohl ich muss?
Formal ist eine Papier- oder einfache PDF-Rechnung ab den jeweiligen Stichtagen für B2B-Umsätze nicht mehr zulässig. Dein Auftraggeber kann in diesem Fall die Rechnung ablehnen oder den Vorsteuerabzug gefährden. Bußgelder sind aktuell noch nicht explizit geregelt, das Risiko liegt aber beim Rechnungsaussteller.
Gilt die Pflicht auch für B2C-Rechnungen (Privatpersonen)?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich B2B-Umsätze, also Geschäfte zwischen zwei inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin als PDF oder Papier ausgestellt werden.
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?
Eine normale PDF-Rechnung ist nur für Menschen lesbar. Eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) enthält zusätzlich strukturierte maschinenlesbare Daten im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. Diese Daten kann Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten.
Muss ich als Empfänger auch E-Rechnungen verarbeiten können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Das bedeutet, du musst eine Möglichkeit haben, XRechnung oder ZUGFeRD-Dateien zu öffnen und zu archivieren.
E-Rechnungspflicht erfüllt. Ab heute.
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