Umsatzsteuer als Freelancer: Was du wissen musst
Umsatzsteuer ist für viele Freelancer das erste große Steuer-Thema. Musst du sie überhaupt erheben? Welcher Satz gilt? Und was passiert bei der Voranmeldung? Hier die wichtigsten Grundlagen — ohne Steuerberater-Kauderwelsch.
Regelbesteuerung oder Kleinunternehmerregelung?
Das ist die erste Entscheidung, die du als Freelancer treffen musst — oder die das Finanzamt für dich trifft, wenn dein Umsatz die Grenzen überschreitet.
Regelbesteuerung
Du weist Umsatzsteuer (19% oder 7%) auf deinen Rechnungen aus, zahlst sie ans Finanzamt und darfst dafür die Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen abziehen. Macht mehr Sinn wenn du viele Betriebsausgaben hast oder mit B2B-Kunden arbeitest.
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Wenn dein Umsatz unter den Grenzen liegt, kannst du keine Umsatzsteuer ausweisen, sparst dir aber auch die Voranmeldung. Kein Vorsteuerabzug. Macht Sinn bei geringen Betriebsausgaben oder B2C-Kunden.
Die Umsatzgrenzen 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue, höhere Grenzen für die Kleinunternehmerregelung:
| Zeitraum | Umsatz im Vorjahr | Umsatz im laufenden Jahr |
|---|---|---|
| Bis 31.12.2024 (alt) | max. 22.000 € | voraussichtlich max. 50.000 € |
| Ab 01.01.2025 (neu) | max. 25.000 € | voraussichtlich max. 100.000 € |
Überschreitest du die Grenzen, wechselst du automatisch in die Regelbesteuerung — rückwirkend ab dem ersten Tag des Überschreitens im laufenden Jahr.
Welcher Steuersatz gilt für deine Leistungen?
In der Regelbesteuerung gibt es zwei Sätze:
Der Regelsteuersatz — gilt für die meisten Dienstleistungen von Freelancern. IT, Marketing, Design, Beratung, Texterstellung.
Ermäßigter Satz — gilt für bestimmte Leistungen wie die Abgabe von Büchern, Zeitungen oder kulturellen Leistungen. Für die meisten Freelancer nicht relevant.
Die Umsatzsteuervoranmeldung
Als Regelbesteuerer musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln. Die Häufigkeit hängt von deiner Zahllast ab:
- MonatlichZahllast über 7.500 € im Vorjahr
- VierteljährlichZahllast zwischen 1.000 € und 7.500 € im Vorjahr
- JährlichZahllast unter 1.000 € im Vorjahr (Dauerfristverlängerung möglich)
Zu Beginn deiner selbstständigen Tätigkeit musst du in der Regel monatlich voranmelden. Dein Steuerberater oder ELSTER übernimmt die Übermittlung.
Was auf deine Rechnung muss (je nach Situation)
Regelbesteuerung
Nettobetrag, angewendeter Steuersatz (z.B. 19%), Steuerbetrag in Euro und Gesamtbetrag (Brutto). Alle Angaben sind Pflicht nach § 14 UStG.
Kleinunternehmerregelung
Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag. Stattdessen der Pflichttext: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Flinvo unterstützt beide Varianten. Im Kleinunternehmer-Modus wird der Pflichttext automatisch eingefügt, Steuerbeträge werden ausgeblendet. In der Regelbesteuerung gibst du den Steuersatz pro Position an — Flinvo berechnet Steuerbetrag und Gesamtbetrag automatisch.