Steuernummer vs. USt-IdNr.: Was gehört auf deine Rechnung?
Beides klingt ähnlich, ist aber komplett verschieden. Welche Nummer du auf eine Rechnung schreiben musst, hängt von deiner Situation ab. Hier die klare Antwort.
Der Unterschied auf einen Blick
| Kriterium | Steuernummer | USt-IdNr. |
|---|---|---|
| Vergeben durch | Deutsches Finanzamt | Bundeszentralamt für Steuern |
| Format | 13 Ziffern (z.B. 12/345/67890) | DE + 9 Ziffern (z.B. DE123456789) |
| Wer bekommt sie? | Jede natürliche und juristische Person | Nur Unternehmen mit Umsatzsteuer |
| Wann nötig auf Rechnung? | Immer (Fallback) | Wenn vorhanden, empfehlenswert |
| Grenzüberschreitend? | Nein (nur Deutschland) | Ja (EU-weit) |
Was muss auf deine Rechnung?
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss auf einer Rechnung entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers stehen — eine von beiden reicht. Wenn du beide hast, empfiehlt es sich die USt-IdNr. zu verwenden, besonders bei internationalen Kunden.
Als Kleinunternehmer
Du hast in der Regel noch keine USt-IdNr. (oder brauchst sie nicht). Trage deine normale Steuernummer vom Finanzamt ein. Das ist vollständig korrekt.
Als Regelbesteuerer
Du solltest deine USt-IdNr. beantragen, wenn du regelmäßig Rechnungen an EU-Unternehmen ausstellst. Für inländische Rechnungen reicht auch die Steuernummer.
Was passiert wenn die Steuernummer fehlt?
Fehlt sowohl Steuernummer als auch USt-IdNr., ist die Rechnung formal ungültig nach § 14 UStG. Das hat konkrete Konsequenzen:
- Dein Auftraggeber kann die Vorsteuer nicht abziehen
- Das Finanzamt kann die Rechnung bei einer Betriebsprüfung beanstanden
- Du musst eine korrigierte Rechnung ausstellen (Storno und Neuausstellung)
USt-IdNr. beantragen — so geht es
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Das geht online unter bzst.de. Du brauchst dafür deine Steuernummer und die Steuernummer deines Finanzamtes. Die Bearbeitung dauert in der Regel wenige Tage bis zwei Wochen.
Eine USt-IdNr. bekommst du nur, wenn du zur Umsatzsteuer veranlagt bist. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG hast du grundsätzlich keinen Anspruch darauf (Ausnahme: Du meldest dich freiwillig zur Regelbesteuerung an oder stellst Rechnungen ins EU-Ausland).
Steuernummer auf der Rechnung: Datenschutz?
Viele Freelancer zögern, ihre Steuernummer auf Rechnungen zu schreiben, weil sie befürchten, dass jemand damit "etwas machen" kann. Das Risiko ist minimal — die Steuernummer allein reicht nicht aus, um dein Steuerkonto einzusehen oder zu manipulieren. Außerdem bist du gesetzlich verpflichtet, sie anzugeben. Es gibt keinen Ausweg.
Flinvo prüft vor jedem Export, ob eine Steuernummer oder USt-IdNr. in deinen Einstellungen hinterlegt ist. Ohne diese Angabe kannst du keine Rechnung exportieren. So passiert dir dieser Fehler nie.